Fascicolo tecnico per la direttiva macchine 2006/42/CE, equivale a documentazione tecnica per il regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine; una prima differenza piuttosto evidente, che risiede nella definizione. Difformità perlopiù di forma, mentre il concetto espresso sia dalla direttiva macchine che dal regolamento macchine è assimilabile.

Il fascicolo tecnico è l’insieme dei documenti generati – ovvero quelli che il fabbricante deve generare – durante la progettazione e la fabbricazione della macchina, che ne chiariscono le peculiarità, in grado di dimostrare la conformità ai requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute. Per la direttiva macchine 2006/42/CE il fascicolo tecnico non deve necessariamente trovarsi nel territorio dell’Unione europea, nemmeno essere materialmente disponibile. Il fascicolo tecnico per la direttiva macchine 2006/42/CE deve poter essere riunito e reso disponibile in tempi compatibili con la sua importanza, a fronte di una lecita richiesta da parte delle autorità competenti. Il regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine invece, richiede esplicitamente al fabbricante di redigere la documentazione inerente al fascicolo tecnico – o documentazione tecnica -, prima dell’immissione sul mercato della macchina. L’obbligo imposto dal regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine persegue l’obbiettivo di garantire che in qualsiasi momento futuro, il fabbricante riesca a predisporre efficientemente e rapidamente la documentazione, a fronte di una lecita richiesta da parte delle autorità competenti.

Per il regolamento macchine, il fascicolo tecnico deve anche includere specifiche informazioni riguardo il software e gli azionamenti da remoto o autonomi, che la direttiva macchine non contemplava. L’aggiornamento del regolamento macchine è piuttosto ragionevole, considera un’evoluzione tecnologica delle macchine che è già avvenuta. Per questo motivo, il fabbricante potrebbe osservare volontariamente queste prescrizioni anche in corso di validità della direttiva macchine; potrebbero rivelarsi particolarmente utili, per attribuire coerentemente le responsabilità in caso di infortunio.

La documentazione che costituisce il fascicolo tecnico viene perlopiù generata dal fabbricante durante il processo produttivo; si presuppone che ciò avverrebbe, anche in assenza di specifici obblighi legislativi. Alcuni documenti potrebbero tuttavia esulare dalle normali procedure aziendali: derivando da obblighi legislativi cogenti, dettati ad oggi dalla direttiva macchine 2006/42/CE, in futuro dal regolamento (UE) 2023/1230, il fabbricante non può esimersi dal redigerli.

Il fabbricante deve archiviare e rendere disponibile il fascicolo tecnico alle autorità competenti, a fronte di una giustificata richiesta, per almeno dieci anni a decorrere dalla data di fabbricazione della macchina o dell’ultima unità prodotta, in caso di fabbricazione in serie. Lo richiede sia la direttiva macchine 2006/42/CE che il regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine. Ciò implica una profonda organizzazione aziendale, che consenta di archiviare propriamente la documentazione tecnica, affinché sia facilmente reperibile nel tempo. La struttura aziendale e il personale addetto potrebbero cambiare nel corso degli anni, questo non deve inficiare il fattivo recupero del fascicolo tecnico. Rigorose nonché efficienti procedure aziendali, sono quindi imprescindibili allo scopo.